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為什么將信息管理系統(tǒng)遷移到云平臺和SaaS?
如今，信息管理市場正在發(fā)生根本性的變化。而將企業(yè)內容管理(ECM)交易轉到云計算的進程則要慢得多，例如客戶關系管理(CRM)套件。事實上在幾年前，行業(yè)分析師估計，只有不到20%的組織將其實施部署到云端。
企業(yè)內容管理(ECM)采用云計算進展緩慢的原因有很多，這其中包括從客戶的數(shù)據(jù)隱私問題到性能和成本。但是時代在變。根據(jù)AIIM公司最近的信息管理狀況研究報告，超過80%的信息管理專業(yè)人員計劃轉向基于云計算的解決方案。信息管理行業(yè)在過去三年中對云計算的態(tài)度發(fā)生了顯著變化?？蛻糸_始比以往任何時候都更加信任云計算提供商，供應商已經(jīng)開始推出可以利用云計算和內部部署基礎設施的產(chǎn)品。供應商的思維模式現(xiàn)在更可能是“云優(yōu)先(cloud-first)”而不是“只有云(cloud-only)”，混合云似乎是數(shù)據(jù)管理人員的長期發(fā)展方向，而不是臨時的、僅限于內部部署的解決方案。在將所有數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆朴嬎阒白鳛榕R時舉措。
商業(yè)數(shù)字化需要信息管理的新方法
根據(jù)AIIM公司的研究，81%的組織認為數(shù)字化轉型對其組織很重要。但是，傳統(tǒng)的企業(yè)內容管理(ECM)已經(jīng)不足以滿足數(shù)字化轉型業(yè)務的復雜需求。正如AIIM首席布道師John Mancini所說：“信息混亂的上升趨勢正在創(chuàng)造對新的信息管理實踐的需求，這些實踐超越了傳統(tǒng)的企業(yè)內容管理(ECM)?！?
實際上，AIIM公司的研究還發(fā)現(xiàn)，對于70%的組織而言，企業(yè)內容管理(ECM)時代的單片模型特征已被所需消費內容功能(即內容服務)的愿望所取代。
內容服務框架引入了現(xiàn)代智能信息管理的架構。內容以多種不同的形式出現(xiàn)，并存儲在不同的系統(tǒng)和存儲庫中并應用。此外，絕大多數(shù)組織的信息通常駐留在內容管理系統(tǒng)之外。
智能信息管理不再依賴于單一的企業(yè)內容管理(ECM)解決方案，與其相反，它建立在幾個通過API集成的服務上。所有這些層都是統(tǒng)一的，無論內容所在的系統(tǒng)或存儲庫如何，都可以訪問內容。
統(tǒng)一內容層允許用戶通過元數(shù)據(jù)與內容交互，從而為信息提供場景和價值。這提高了數(shù)據(jù)的可用性，并允許用戶將業(yè)務關鍵數(shù)據(jù)與大量暗數(shù)據(jù)分開。
協(xié)作和流動性與控制和合規(guī)性
云計算技術具有其明顯的優(yōu)勢，但在尋求控制和合規(guī)性時，云計算可能不是一個很好的選擇?？刂坪秃弦?guī)通常是組織的優(yōu)先事項，尤其是面臨法律和合規(guī)要求不斷增加的現(xiàn)狀。盡管有這個重點，但組織的員工希望使用方便、直觀的用戶體驗和靈活性，可以在辦公時間或企業(yè)場所以外工作。如果組織沒有提供合適的工具來滿足員工的需求，員工就會采取自己的工作方式。
提高用戶采用率的關鍵是提供易于使用、自動更新、易于集成和移動友好的引人入勝的解決方案。
混合解決方案提供兩全其美的優(yōu)勢。混合解決方案可以提供對內部部署已建立記錄的控制、合規(guī)性和管理，以及員工通過基于云計算的應用程序在日常工作中尋求的靈活用戶體驗?；旌匣A設施還消除了組織對數(shù)據(jù)遷移的需求，允許組織將遺留內容保留在原有位置。
靈活性和協(xié)作的便利性
云計算服務有幾個好處：例如，云計算服務為移動工作提供了無與倫比的機會。云計算服務使企業(yè)能夠為員工提供更加靈活的工作方式，而不會對生產(chǎn)力產(chǎn)生負面影響。通過共享服務進行協(xié)作，還可以進一步提高工作效率，因為團隊可以更好地在項目上進行交互和協(xié)作，共享相同的工具和文檔。
例如，企業(yè)現(xiàn)在可以通過安全文檔門戶與第三方共享信息。這不僅可以讓每個人更有效地工作，還可以保持對企業(yè)內外重要信息流的可見性和控制，這對可審計性至關重要。
提高生產(chǎn)力和企業(yè)級安全性
由于將會面臨隱私和數(shù)據(jù)安全風險，一些供應商可能對采用云計算解決方案有些猶豫，但值得注意的是，一些規(guī)模最大的云計算提供商可以為規(guī)模較小的部門解決方案提供企業(yè)級(或更好)的安全性。其數(shù)據(jù)中心通常是冗余的，并連接到多個電網(wǎng)，數(shù)據(jù)存儲經(jīng)過復制和加密。對于大多數(shù)企業(yè)而言，無法在本地部署數(shù)據(jù)中心或服務器機房中很難獲得相同級別的冗余。大多數(shù)云計算提供商還為選擇數(shù)據(jù)存儲的物理位置提供了靈活性。
對于計算密集型工作負載，云計算還提供比傳統(tǒng)虛擬化服務器環(huán)境更多的彈性。例如，一些人工智能服務，例如計算機視覺API，需要一定程度的容量，這種容量的花費昂貴而無法在本地維護。借助多租戶云服務，云計算提供商能夠以合理的價格按需提供超大規(guī)模計算。
從許可的角度來看，SaaS模式還提供了更多的靈活性。企業(yè)支付所需服務的訂閱費，然后就可以在最短的啟動時間內使用該軟件。此外，由于許多云計算解決方案提供自動更新，因此IT人員可以需要更少的時間進行服務器和/或軟件更新。
新技術擴展了信息管理市場
隨著針對小客戶的新技術和新類型產(chǎn)品的開發(fā)，企業(yè)內容管理(ECM)解決方案正在向小型企業(yè)和中型企業(yè)發(fā)展。
降低成本、采用速度和業(yè)務流程轉型這些典型的驅動因素，促進了中小公司信息管理解決方案的擴展。
同時，失去控制，數(shù)據(jù)安全，以及云計算與現(xiàn)有架構的集成等，這些典型問題可能會阻礙企業(yè)向云計算服務的過渡。但是，規(guī)模較小的公司通常需要擔心的現(xiàn)有架構較少，需要跟蹤和維護的內部資源較少，并且可以快速建立數(shù)據(jù)安全專業(yè)知識。
這使得轉向云計算和混合解決方案的決定變得相對容易。混合解決方案可幫助中小企業(yè)克服大多數(shù)這些問題，在需要的地方提供更多控制，同時改善協(xié)作，并輕松訪問出于安全目的需要進行審查的內容。
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